タスク管理には、色々な方法があると思いますが、僕はタスク管理アプリを使って、日々の生産性を高めています。その２つのアプリは、先日当ブログで紹介した、ホワイトボードに付箋を貼るがごとく使える『Trello』と、皆さんもお馴染みの『Google Keep』です。
僕は、この２つのタスク管理アプリを駆使して、仕事でのTODOや、プライベートでの『やりたいことリスト』や、ブログのネタ集め、マイホーム計画などなど.....。とにかく自分の頭の中にある全てのコトをリスト化して、サクサクっとこなしています。
本日は、そんな僕のタスク管理術を詳しく紹介していこうと思います。日々の生産性を高めたいと思っている方のタスク管理の参考になれば嬉しいです。
僕のタスク管理の基本的な考え方
まず最初に僕のタスク管理術の基本的な考え方をお話します。タスク管理で一番大切なことは、『とにかく思い付いたら、すぐに記録をする』ってことだと思います。常に頭の中をクリアにしておくために、考えたことをすぐさま何かに記録しておく必要があります。
そこで、活躍するのが、タスク管理アプリの『Google Keep』と『Trello』です。僕の場合、大きくわけると短期的なタスクなどは『Google Keep』へ、中長期的なタスクは『Trello』へ、と記録するようにしています。それでは、細かく『Google Keep』と『Trello』にどんなタスク分けをしているか話していきたいと思います。
タスク分けの基準
僕のタスク分けの基準は、こんな感じです。だいたい３つに分けてタスク管理をしています。
- ５分以内にできるタスク
- ５分以上かかるけど数日数週間でできるタスク
- 何ヶ月もかかるものや人生で成し遂げるタスクなど...。
ここで重要なのは、『５分以内にできるタスク』は、そもそもタスク管理アプリに記録する必要がないので記録すらしません。その場でやってしまいます。あとの２つは、『Google Keep』と『Trello』でタスクを分けて記録します。
５分以内にできるタスクは、そもそもタスク管理アプリに記録すらしない。その場で、とっとと片付ける。
短期的なタスクは『Google Keep』へ記録
いよいよタスク管理アプリの説明に入りますが、説明と言っても、簡単です。『Google Keep』に記録するタスクのルールは、『５分以上かかるタスク』と『数日数週間でこなせるタスク』をガンガン記録していくのみです。例えば、以下のようなタスクが短期的なタスクに当たります。
- 明日中に片付けなければいけない仕事
- 今週末の休日にやりたいこと
- 今度スーパーに行く時の買いたい物のリスト
- リマインダーが必要なタスク
などを『Google Keep』に記録します。ここで『なんでGoogle keepなの？Trelloで全部のタスク管理すればいいじゃん』と疑問に感じると思いますが、残念ながら『Trello』のリマインダー機能は、それほど優れていません。短期的なタスクは、リマインダーで通知する必要があるので、強力なリマインダー機能がある『Google Keep』が短期タスクを記録する上で最高のタスク管理アプリとなるのです。
とにかく『Google Keep』でリマインダーをかける
基本的に『Google Keep』に入れるタスクは、リマインダーをかけて通知します。『いついつまでにやらなきゃ』っていうタスクには、時間でリマインダーをかけますし、『次にあそこに行ったら、あれやろう』って場合は、場所のリマインダーをかけます。『Google Keep』でリマインダーをかける方法は簡単です。以下の画像の通り、時計アイコンをタップすれば、『時間に基づくリマインダー』と『場所に基づくリマインダー』を選択することができます。
手がはなせない時は『Google Keep』の音声メモを使う
ここで、問題となるのが運転中などで手がはなせない場所に、タスクを思い付いたらどうするかってことですが、僕の場合は『Google Keep』の音声メモで記録しています。スマホのホーム画面に、下の画像のようにウィジェットを配置しておけば、さっと音声メモを呼び出すことができます。
さらに『Google Keep』でタスクを記録したものの、やっぱり『Trello』で記録しておきたい場合は、下の画像のように『Google Keep』で記録したタスクをドラッグしてから共有をタップするとうまくいきます。
こんな風に『Trello』を選択すればOKです。
ばっちり『Trello』に共有できましたね。後は、ボードなどを選択してCREATEをチェックすれば共有の完了です。
※ 運転しながらのスマホ操作は危険ですので、信号待ちやどこかの駐車場で車を停止させてから、ホーム画面の音声メモをタップして呼び出しましょう。
何ヶ月もかかるタスクやアイデアなどは『Trello』へ
『５分以上かかるけど数日数週間でできるタスク』は『Google Keep』への記録をおすすめしました。それ以外の『何ヶ月もかかるタスク』や思い付いたアイデア、いつかやりたいことリスト、マイホーム計画、自己改造計画などは『Trello』に記録します。とにかく、『Google Keep』で記録しないタスクは、『Trello』に何でも記録します。
ウィジェットから『Trello』にサッと記録
ちなみに、じっくりと計画を練ることができる『Trello』ですが、思い付いたことを記録する場合は、スマホからの方が多いと思います。そこで役立つのが、やはり『Trello』のウィジェットです。『Google Keep』と同様、僕のホーム画面には『Trello』のウィジェットが配置されています。
スマホからの記録も『Trello』のウィジェットを活用すれば簡単にタスク管理ができます。
また、『Trello』内に『in』というリストを作り、この『inリスト』内に思い付いたタスクを、何でもガンガンと入れて、家に帰ったら各リストに分けるようにすると便利です。タスク管理は、すぐに頭の中のことを吐き出すのが一番大切なことです。これにより、マルチタスクを防いで生産性を高めることができます。
さいごに
僕のタスク管理術はいかがでしたか。『Google Keep』と『Trello』でタスク管理を始めてからというもの、僕の頭の中はとてもスッキリしています。タスクを吐き出さないと、頭の中で常に『あれやんなきゃなぁ～』なんてことが思い浮かんできて、本当に重要な場面や、楽しい場面で集中できないなんてことがあります。
もし、皆さんの中で、『何かが常に頭の片隅にある』なんて感覚になっている方がいましたら、本格的にタスク管理を初めてみてはいかがでしょうか。別にタスク管理アプリを利用せずに、紙のノートでもOKです。とにかく、ガンガンと頭の中に浮かんだタスクを実現して充実した日々を過ごしてください。
※ カレンダーはこんなアプリを使っています↓
